HobbyFest menyediakan 18 unit STAND GRATIS, khusus untuk komunitas non-profit / non-komersil yang kreatif dan unik yang ingin bergabung / bekerjasama dengan Hobby Fest.
Harga stand : FREE / GRATIS.
Pendaftaran ditutup jika sudah memenuhi quota.
-----------------------------
TUJUAN STAND KOMUNITAS KREATIF
- Promosi komunitas kreatif / unik.
- Rekrut member baru
- Menciptakan peluang bisnis kreatif
- Gathering sesama komunitas kreatif
- Pameran bakat dan potensi kreatif / unik
- Workshop, demo, service & social education
-----------------------------
KETENTUAN BERGABUNG
Pendaftaran stand
- Biaya sewa stand ditanggung KHCI. Peserta tidak perlu membayar biaya sewa stand.
- Sistem kerjasama simbiosis mutualisme.
- Sistem kerjasama saling mempromosikan.
- Peserta yang terdaftar dilarang menyewakan / mengalihkan kepesertaannya pada pihak lain.
- Booking lokasi stand berarti sudah menyerahkan formulir yang telah diisi dan telah ditandatangani.
Stand
- Space only non-partisi ukuran: 2m x 3m, 1 meja, 2 kursi, fasilitas listrik standar (2Amp).Penambahan partisi & listrik dikenakan charge tambahan.
- ID Card: Maksimal 3 pcs (FREE PASS) per stand. Tidak ada penambahan ID Pass.
- Jadwal loading & dekorasi adalah H-1, Jumat, 2 Mei 2014, pk. 11.00 - 20.00 WIB. Pada saat masuk barang, peserta tidak perlu surat loading. Namun pada saat bongkaran unloading, Panitia akan menerbitkan surat Unloading
- Jadwal unloading / bongkaran adalah hari Minggu, 4 Mei 2014, pk. 22.00 - 22.00 WIB.
- PESERTA diharapkan tidak bongkaran sebelum pukul: 20:30 WIB karena akan mempengaruhi psikologis stand lain dan pengunjung.
- Mesti ada nama stand yang cukup besar dan terbaca dengan baik. Tidak boleh apa adanya, misalnya secarik kertas bekas lecek dengan tulisan spidol asal-asalan. Visualisasi stand diharapkan membuat pengunjung langsung mengerti bahwa ini adalah stand apa.
- Peserta membuat dekorasi stand yang menarik dan kreatif dan tidak asal jadi. Dekorasi dan perlengkapan disediakan sendiri oleh peserta.
- Stand tidak boleh telihat kumuh dan berantakan. Setiap Peserta wajib menjaga kebersihan dan keamanan masing stand.
Produk dalam stand
- Pesera disarankan membuat area pajang dalam standnya secara menarik dan kreatif.
- Peserta diperbolehkan membawa sendiri etalase atau rak pajangnya.
Penjualan produk
- Prinsipnya stand komunitas tidak diperkenankan berjualan & bertransaksi.
- Stand komunitas adalah organisasi nirlaba, karena itu tidak diijinkan melakukan penjualan atau transaksi apapun, termasuk menerima pesanan after event. Hal ini dilakukan untuk melindungi dan menghormati Peserta lain yang membayar sewa stand. Panitia mungkin bisa dibohongi, tetapi komunitas seperti ini akan dinilai tidak jujur dan amat tidak terpuji.
- Termasuk di dalamnya adalah dilarang mempromosikan produk / brand perusahaan dengan alasan apapun.
- Peserta yang ingin melakukan penjualan atau transaksi harus melaporkan pada panitia untuk dipertimbangkan mendapatkan ijin atau tidak. Tidak ada jaminan akan diijinkan.
- Dan jika diijinkan maka hanya dibatasi untuk produk untuk handmade & home made limited oleh pesertanya sendiri. No home factory. No mass product. Dan bukan ajang titip jual, termasuk menerima pesanan after event. Hal ini dilakukan untuk melindungi dan menghormati Peserta lain yang membayar sewa stand.
- Tidak boleh menumpang (nebeng) penjualan produk lain dan semacamnya yang bukan buatan peserta bersangkutan. Hal ini dilakukan untuk melindungi dan menghormati Peserta lain yang membayar sewa stand.
- Peserta yang diijinkan melakukan penjualan, peserta diwajibkan memberikan satu atau beberapa produknya kepada Panitia penyelenggara.
Promosi
- SETIAP HARI Peserta wajib mempromosikan mengundang teman dan kerabatnya untuk hadir dan bergabung dalam event ini baik sebagai peserta maupun pengunjung.
- Peserta wajib mempromosikan event SETIAP HARI dengan caranya masing-masing, Baik menggunakan FB invitation, FB wallnya sendiri, Blackberry messenger, Deviantart circle, myspace, twitter, dan sebagainya. Peserta wajib mempromosikan event dengan melampirkan screenshot, link, atau bukti lainnya.
- Peserta tidak boleh mempromosikan dan melakukan penjualan produk yang berasal dari perusahaan tertentu atau perusahaan manapun.
Aktifitas pada saat event
- Stand harus diisi penuh selama 2 hari.
- Sebagai stand komunitas, Peserta diharapkan mengadakan kegiatan service, workshop, lomba, demo, gathering dan sebagainya, dengan konfirmasi panitia penyelenggara sebelumnya.
- Peserta disarankan membuat & mengisi acara baik di stand-nya ataupun di PANGGUNG Mini Stage. Bagi yang ingin menggunakan panggung harap menghubungi panitia untuk berkoordinasi mengenai rundown / jadwal acara.
- Prinsip utama stand komunitas adalah gathering, promosi, & social education, bukan berjualan atau profit oriented.
- Peserta wajib menghormati pengunjung dan pihak lainnya untuk tidak menggunakan komunikasi kasar / kotor / tidak sopan dalam bentuk apapun.
- Peserta dilarang melakukan kreatifitas apapun yang terkesan negatif, abnormal, menghina, kampanye politik, perbuatan kriminal, memberi contoh yang tidak baik kepada anak-anak kecil, kejam terhadap binatang, dan lain-lain sejenisnya.
- Barang-barang berharga dan bernilai mohon diletakkan dan dijaga hati-hati untuk mencegah kemungkinan hilang atau rusak baik sengaja ataupun tidak yang dilakukan oleh pengunjung yang melihat-lihat atau berniat mencuri. Panitia tidak bertanggungjawab jika terjadi kehilangan.
- Laptop, Handphone, Blackberry, Ipad, Galaxy Tab, Dompet, Uang jangan ditaruh begitu saja tanpa pengawasan untuk mencegah hal-hal buruk (hilang/rusak) yang mungkin terjadi baik oleh sesama teman, sesama stand, maupun pengunjung.
- Komunitas yang baik adalah pecinta kebersihan. Membantu mengkampanyekan kebersihan walaupun kekurang tempat sampah. Baik dengan ide meminta tong sampah pada cleaning service ataupun ide membawa kantong kresek untuk sampah.
Pada saat pulang
- Peserta diharapkan tidak bongkaran sebelum pukul: 20:30 WIB baik pada hari sabtu maupun minggu.
- Pada saat tutup, para Peserta diharapkan menutup standnya dengan baik dan rapi, Peserta bisa menutup standnya dengan kain atau bahan terpal. Barang-barang berharga harap dibawa pulang.
- Barang-barang berharga dan bernilai mohon dibawa pulang jangan ditinggalkan ataupun dititipkan di area pameran, baik kepada sesama stand, maupun kepada panitia.
LAIN-LAIN
- Panitia / penyelenggara terbuka untuk ide / masukan / kerjasama lain yang masih berhubungan dengan tujuan mengembangkan komunitas dan event.
- Dalam keadaan Force Majeure, maka semua pihak tidak berhak menuntut ganti rugi dalam bentuk apapun juga pada Panitia / Penyelenggara.
-----------------------------
FORMULIR PENDAFTARAN
Bagi yang berminat, silakan copy-paste isi data-data dibawah ini dan kirimkan ke khcionline1@gmail.com
- Subject: STAND KOMUNITAS [JKTHOBBYFEST 2.0]
- Nama stand : _________
- Alamat Website / FB Komunitas: ___________
- Ini stand apa / komunitas apa? : __________ (jelaskan secara singkat dan jelas)
- Perkiraan jumlah fans / member aktif: _____________
- Nama pendaftar (sesuai KTP) : __________
- Alamat FB: __________
- Kota domisili: __________
- Tujuan bergabung : __________
- Nama pimpinan komunitas : __________ no. HP:__________ email:__________
- Nama Contact Person:__________Jabatan:__________
- nomor HP 1: __________
- nomor HP 2: __________
- alamat email: __________
- Kegiatan yang akan dilakukan dalam event:__________
- Jenis produk dalam standbooth:__________
- Apakah akan berjualan dalam standbooth? YA/TIDAK
- Jika Ya, sebutkan, produk apa:__________
- Produk yang akan diberikan pada panitia:__________
- Free Tiket yang diminta, maksimal 3 orang: (cantumkan nama dan posisi/jabatan)
- 1._________
- 2._________
- 3._________
- (Metode yang akan dipakai adalah model absensi nama dengan memperlihatkan KTP)
- Jumlah orang/anggota dalam stand: _________
- Bersedia membantu mempromosikan event ini SETIAP HARI? YA / TIDAK
- Perkiraan jumlah orang yang hadir karena hasil undangan iklan/promosi anda: ___________
- Setuju untuk tidak berjualan atau berpromosi produk yg tidak berhubungan dengan produk buatan sendiri: YA / TIDAK.
- Peserta wajib hadir dikedua hari, baik hari Sabtu dan hari Minggu:YA/TIDAK
- Mempromosikan event SETIAP HARI dan mengundang teman / kerabat? YA / TIDAK dengan cara apa, sebutkan: __________
- Menyetujui & bersedia mengikuti ketentuan panitia penyelenggara? YA / TIDAK
- Lampirkan cara / screenshot / bukti / link promosinya: __________
LAMPIRAN
- Lampirkan profil, data, dokumentasi komunitas.
- Lampirkan logo komunitas untuk dilampirkan pada media promosi kami.
CATATAN
- Panitia Penyelenggara akan mempelajari data-data yang dikirim dan mempertimbangkan jumlah standbooth yang masih tersedia.
- Bagi pendaftar yang disetujui, Panitia Penyelenggara akan mengirimkan jawaban via email / telpon.
- Untuk informasi lebih lanjut jika ada pertanyaan, bisa email ke: khcionline1@gmail.com
